हार्ड कॉपी का नाम सुने होंगे । लेकिन क्या आपको पता है आखिर Hard Copy (हार्ड कॉपी) क्या होता है? और यह कितने प्रकार के होते हैं? हार्डकॉपी का का उपयोग है। चलिये डिटेल से जानते हैं।
हार्ड कॉपी क्या होती है? (Hard Copy)
एक हार्ड कॉपी एक दस्तावेज़ का एक भौतिक संस्करण या जानकारी का अन्य टुकड़ा है। ऐसा कॉपी जिसपर हम किसी कलम से लिख सकते हैं। डिजिटल रूप में लिखना हार्ड कॉपी नहीं होता है। स्कूल में आपके बच्चे पढ़ते हैं, शिक्षक बच्चे को जिस कॉपी पर होम-वर्क देते हैं ऐसे ही कॉपी को हार्ड कॉपी कहा जाता है।
हार्ड कॉपी को कभी-कभी “पेपर कॉपी” भी कहा जाता है। उन्हें “सॉफ्ट” प्रतियों से अलग करने के लिए “हार्ड” प्रतियाँ कहा जाता है।
हार्डकॉपी और डॉक्यूमेंट में अंतर
क्या Hard copy और Document दोनों एक ही चीज होता है। ऐसा बिल्कुल भी नहीं है। दोनों में अंतर होता है। एक शिक्षित व्यक्ति को ऐसी छोटी जानकारी में अंतर समझ में आनी चाहिए।
सभी हार्ड कॉपी दस्तावेज़ (डॉक्यूमेंट) हैं, लेकिन सभी डॉक्यूमेंट हार्ड कॉपी नहीं होता हैं। डॉक्यूमेंट एक तरह का रिपोर्ट कार्ड जैसा होता है। जैसे स्कूल का मार्क शीट एक डॉक्यूमेंट है क्यों यह एक तरह का रिपोर्ट है। यह मार्क सीट अगर कंप्यूटर या इंटरनेट पर है तो सॉफ्ट कॉपी डॉक्यूमेंट कहलायेगा। वहीं अगर कंप्यूटर से निकाल कर (प्रिंट आउट करके) इसे हार्ड कॉपी डॉक्यूमेंट कह सकते हैं।
जैसे पत्र को हार्ड कॉपी या सॉफ्ट कॉपी कह सकते हैं । लेकिन डॉक्यूमेंट कहना सही नहीं होगा।
हार्ड कॉपी के प्रकार
कई तरह की हार्ड कॉपी बनाई जा सकती है। लेकिन कोई फिक्स नहीं है कि सिर्फ इतने ही प्रकार के हार्ड कॉपी हो सकते हैं। इससे ज्यादा भी हो सकते हैं। इसको निर्धारित नहीं किया गया है।
1.Printed Hard Copy
प्रिंटेड हार्ड कॉपी उन डॉक्यूमेंट की फिजिकल कॉपी हैं जिन्हें किसी कंप्यूटर या अन्य इलेक्ट्रॉनिक डिवाइस से प्रिंट करके तैयार किया गया है। कई प्रकार के प्रिंटेड हार्ड कॉपी हैं।
● पत्र (Letter) : ये ऐसे कॉपी हैं जिनमें लिखित कम्युनिकेशन होता है, अक्सर दो लोगों के बीच।
● रिपोर्ट (Report): ये ऐसे कॉपी हैं जो किसी विशेष विषय के बारे में जानकारी और निष्कर्ष प्रस्तुत करते हैं।
● प्रपत्र (फॉर्म) : ये ऐसे कॉपी होते हैं जिनमें खाली जगह का एक सेट होता है जिसे उपयोगकर्ता द्वारा भरा जा सकता है।
● ब्रोशर (Brosher) : ये ऐसे कॉपी होते हैं जिनमें किसी उत्पाद या सेवा के बारे में जानकारी होती है, और अक्सर इसका उपयोग खरीद-बिक्री उद्देश्यों के लिए किया जाता है।
● नियमावली (Rules) : ये ऐसे कॉपी हैं जिनमें किसी उत्पाद या सेवा का उपयोग करने के लिए निर्देश या दिशानिर्देश होते हैं।
● पुस्तकें (Books) : ये प्रिंटेड कॉपी होते हैं जिनमें लिखित कंटेंट होती है, जिन्हें अक्सर अध्यायों और खंडों में व्यवस्थित किया जाता है।
● समाचार पत्र (News Paper) : ये प्रिंटेड कॉपी होते हैं जिनमें समाचार लेख, संपादकीय और वर्तमान घटनाओं के बारे में अन्य जानकारी होती है।
● पत्रिकाएँ (magazine) : ये भी प्रिंटेड कॉपी होते हैं जिनमें विभिन्न विषयों पर लेख, तस्वीरें और अन्य जानकारी होती है।
2.Handwrite Hard Copy
इसे हस्तलिखित दस्तावेज या कॉपी कहा जाता है। ये वैसे कॉपी होते हैं जो फिजिकल रूप से हाथ से लिखे जाते हैं। इनका भी अलग-अलग रूप होता है। जैसे :-
● टिप्पणियाँ (comments) : ये ऐसे कॉपी होते हैं जिनमें लिखित जानकारी होती है, अक्सर बुलेट पॉइंट या संक्षिप्त नोट के रूप में, जो एक अनुस्मारक या संदर्भ के रूप में कार्य करने के लिए होते हैं।
● पत्र (Letters) : पत्र के बारे में ऊपर भी मैन लिखा है। यह प्रिंटेड और हस्तलिखित दोनों होते हैं।
● पत्रिकाएँ: पत्रिकाएँ के बारे में भी मैंने ऊपर लिखा है यह खास कर प्रिंटेड ही होता है लेकिन हस्तलिखित भी हो सकता है।
● डायरी: ये ऐसे कॉपी हैं जिनमें घटनाओं, विचारों या अनुभवों के दैनिक लिखित खाते होते हैं। यह खासकर हस्तलिखित ही होते हैं लेकिन अभी के समय में यह प्रिंटेड भी होते हैं।
● पाण्डुलिपियाँ: ये ऐसे दस्तावेज़ हैं जिनमें लिखित रचनाएँ होती हैं, जैसे उपन्यास या कविताएँ, जो अभी तक प्रकाशित नहीं हुई हैं। यह खासतौर पर हस्तलिखित ही होते हैं।
● ऑटोग्राफ: ये ऐसे दस्तावेज होते हैं जिनमें हस्तलिखित हस्ताक्षर या किसी प्रसिद्ध व्यक्ति का संदेश होता है। लेकिन यह अभी के समय में डिजिटल माध्यम से भी होता है। और यह प्रिंटेड भी होते हैं।
● कानूनी दस्तावेज़ (Legal Department : ये ऐसे दस्तावेज़ होते हैं जिनमें लिखित समझौते या अनुबंध होते हैं जिनका कानूनी महत्व होता है।
● ऐतिहासिक दस्तावेज (Historical Documents): ये ऐसे दस्तावेज हैं जो ऐतिहासिक महत्व के हैं और अक्सर हस्तलिखित होते हैं।
3.Photocopy
फोटोकॉपी एक ऐसा कॉपी होता है। जो किसी एक हार्ड कॉपी को प्रिंटर की मदद से दूसरा हार्डकॉपी बनाया जाता है।
फोटोकॉपियर मुख्य डॉक्यूमेंट पर प्रकाश को डालकर काम करते हैं और फिर उस प्रकाश का उपयोग ड्रम या अन्य प्रकाश-संवेदनशील सतह पर एक छवि बनाने के लिए करते हैं।
इसके बाद ड्रम पर टोनर (एक महीन, सूखा पाउडर) का लेप लगाया जाता है, जो प्रकाश के संपर्क में आने वाले ड्रम के हिस्सों पर चिपक जाता है।
फिर टोनर को कागज के एक टुकड़े में स्थानांतरित कर दिया जाता है, जिसे ड्रम के विपरीत दबाया जाता है,जिससे मूल दस्तावेज़ की एक भौतिक प्रति बन जाती है।
फोटोकॉपियर का उपयोग दस्तावेजों, तस्वीरों और अन्य प्रकार की सूचनाओं की प्रतियां बनाने के लिए किया जा सकता है।
4.Faxes
फ़ैक्स हार्ड कॉपी किसी डॉक्यूमेंट या जानकारी के अन्य भाग की एक फिजिकल प्रति है जिसे इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्रेषित किया गया है और फ़ैक्स मशीन का उपयोग करके प्राप्त करने वाले दूसरे छोर पर प्रिंट किया जाता है।
फ़ैक्स मशीनें मुख्य डॉक्यूमेंट को स्कैन करके और इसकी एक डिजिटल कॉपी को टेलीफ़ोन लाइनों पर प्राप्त फ़ैक्स मशीन पर भेजकर काम करती हैं, जो तब डॉक्यूमेंट की एक फिजिकल प्रति प्रिंट करती है। फ़ैक्स करना दस्तावेज़ भेजने का एक बहुत ही जल्द और सुविधाजनक तरीका है।
5.Microfilm or microfiche
माइक्रोफिल्म एक प्रकार की फिल्म है जिसका उपयोग डॉक्यूमेंट की फिजिकल कॉपी और अन्य सूचनाओं को छोटा रूप में संग्रहीत करने के लिए किया जाता है। यह मुख्य डॉक्यूमेंट की तस्वीर खींचकर और इमेज को फिल्म की एक पट्टी पर छोटा करके बनाया गया है। फिल्म फिर एक रील पर लपेटी जाती है, जिसे एक छोटे कंटेनर या कैसेट में जमा किया जा सकता है। माइक्रोफिल्म पर संग्रहीत दस्तावेज़ को पढ़ने के लिए, इसे स्क्रीन पर प्रोजेक्ट किया जाता है या विशेष माइक्रोफिल्म रीडर या प्रिंटर का उपयोग करके प्रिंट किया जाता है।
माइक्रोफिश एक ऐसी ही तकनीक है जो डॉक्यूमेंट की छोटी इमेज को जमा करने के लिए फिल्म के बजाय पारदर्शी प्लास्टिक की एक शीट का उपयोग करती है। माइक्रोफिश रीडर्स और प्रिंटर्स का इस्तेमाल माइक्रोफिश में स्टोर की गई जानकारी को देखने और प्रिंट करने के लिए किया जाता है।
माइक्रोफिल्म और माइक्रोफिश दोनों का उपयोग एक छोटी सी जगह में बड़ी मात्रा में जानकारी संग्रहीत करने के लिए किया जाता है, और अक्सर महत्वपूर्ण ऐतिहासिक या अभिलेखीय दस्तावेजों को संरक्षित करने के लिए उपयोग किया जाता है। डिजिटल स्टोरेज विकल्पों की उपलब्धता के कारण आज इनका कम इस्तेमाल होता है।
6.Blueprint
एक खाका एक तकनीकी ड्राइंग या योजना की एक फिजिकल कॉपी है जिसे एक विशेष प्रिंट प्रक्रिया का उपयोग करके तैयार किया गया है। इस प्रक्रिया में एक पारभासी (जिसके आरपार थोड़ा दिखाई दे) शीट पर एक विस्तृत ड्राइंग या योजना बनाना बनाया जाता है, जिसे बाद में प्रकाश-संवेदनशील कागज की शीट के ऊपर रखा जाता है।
कागज प्रकाश के संपर्क में आता है, जो पारभासी शीट से होकर गुजरता है और कागज पर ड्राइंग की एक छवि बनाता है।
ब्लूप्रिंट का उपयोग तकनीकी रेखाचित्रों की सटीक प्रतियां बनाने के लिए किया जाता है, जैसे वास्तुशिल्प योजनाएँ, इंजीनियरिंग आरेख और अन्य प्रकार के तकनीकी रेखाचित्र। योजनाओं और विनिर्देशों की सटीक प्रतियां बनाने के लिए उनका निर्माण, निर्माण और अन्य उद्योगों में भी उपयोग किया जाता है।
7.Map
मानचित्र की हार्ड कॉपी मानचित्र की फिजिकल कॉपी होती है जिसे कागज पर प्रिंट किया जाता है। मानचित्रों का उपयोग भौगोलिक क्षेत्रों का दिखाने के लिए किया जाता है जैसे सड़कों, शहरों, स्थलों और अन्य विशेषताओं का स्थान। मैप्स कई अलग-अलग रूपों में आते हैं, जिनमें पेपर मैप्स, डिजिटल मैप्स और इंटरेक्टिव मैप्स शामिल हैं।
आसान परिवहन के लिए उन्हें फोल्ड या रोल अप किया जा सकता है और अक्सर यात्रा करते समय नेविगेशन के लिए उपयोग किया जाता है।
डिजिटल मानचित्र वे मानचित्र होते हैं जो इलेक्ट्रॉनिक रूप से मौजूद होते हैं, और इन्हें कंप्यूटर या अन्य इलेक्ट्रॉनिक उपकरण पर देखा जा सकता है।
इंटरएक्टिव मैप्स डिजिटल मैप्स होते हैं जिन्हें उपयोगकर्ता द्वारा हेरफेर किया जा सकता है, अक्सर विभिन्न स्थानों पर पैनिंग और जूम करके या विभिन्न प्रकार की सूचनाओं को ओवरले करके।
हार्ड कॉपी का उपयोग
हार्ड कॉपी के कई अलग-अलग उपयोग हैं।
● रिकॉर्ड रखने में : महत्वपूर्ण सूचनाओं का स्थायी रिकॉर्ड रखने के लिए दस्तावेजों की हार्ड कॉपी का उपयोग किया जा सकता है।
● संग्रहण: दस्तावेज़ों की हार्ड कॉपी को लंबे समय तक संग्रहीत किया जा सकता है, जो उन्हें ऐतिहासिक या महत्वपूर्ण जानकारी को संरक्षित करने के लिए उपयोगी बनाता है।
● जानकारी साझा करना: दस्तावेज़ों की हार्ड कॉपी दूसरों के साथ भौतिक रूप से उन्हें सौंपकर या उन्हें मेल के माध्यम से भेजकर साझा की जा सकती है।
● कानूनी उद्देश्य: कानूनी उद्देश्यों के लिए अक्सर दस्तावेज़ों की हार्ड कॉपी की आवश्यकता होती है, जैसे अनुबंध पर हस्ताक्षर करना या पहचान का प्रमाण प्रदान करना।
● साइनेज: दस्तावेजों की हार्ड कॉपी, जैसे पोस्टर और बैनर, विज्ञापन के लिए या जनता को जानकारी प्रदान करने के साधन के रूप में उपयोग की जा सकती हैं।
● कला: दस्तावेज़ों की हार्ड कॉपी, जैसे कि तस्वीरें और कलाकृति, कलात्मक अभिव्यक्ति के रूप में प्रदर्शित की जा सकती हैं।
● व्यक्तिगत उपयोग: पुस्तकों और पत्रिकाओं जैसे दस्तावेजों की हार्ड कॉपी का उपयोग व्यक्तिगत पढ़ने और आनंद लेने के लिए किया जा सकता है।
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